AtikTeam Baïkal, une nouvelle façon de gérer vos projets

Huit mois se sont écoulés depuis la mise en ligne de Smallwood, la mise à jour d’AtikTeam du printemps, centrée sur l’amélioration du partage d’information dans le wiki.

De notre côté, ce sont huit mois d’amélioration continue, qui nous permettent aujourd’hui de dévoiler une nouvelle version : AtikTeam Baïkal.

Vous pouvez tester dès maintenant cette nouvelle version avec la démo en ligne.

Le planning

Baïkal met l’accent sur la planification, avec un tout nouvel outil de gestion de projet souple et puissant.

Ce nouveau système intègre une aide à la planification, un calcul automatique de l’ordonnancement et des délais de réalisation, un diagramme de gantt, un graphe d’exécution, et un plan de charge automatique ! Comme tous les modules AtikTeam, ce nouveau planning est conçu s’intégrer parfaitement dans la boite à outils collaboratifs.

Le planning d’un projet s’organise en phases, actions et évènements. Les phases peuvent elles-mêmes être détaillées en sous-phases. Dans les phases se trouvent les actions qui sont confiées à des collaborateurs. Les phases et les actions ont des relations de dépendances, par exemple vous pouvez exiger que la phase B commence après la phase A. Ces informations seront utilisées par le module pour calculer automatiquement les dates optimales de réalisation. Si une action termine en avance ou prend du retard, il vous suffit de l’indiquer au système pour qu’il recalcule instantanément les prévisions de réalisation du reste du projet. Efficace, souple et rapide !

Afin de proposer un calcul réaliste de la réalisation, les vacances des collaborateurs sont prises en compte dans le système. Le temps partiel est également prévu, ainsi si une personne travaille uniquement du lundi au mercredi, le module distribuera automatiquement ses actions sur ces trois jours de la semaine.

Le diagramme de Gantt permet de visualiser dans le temps la planification et l’état d’avancement des phases et des actions de votre projet. Vous pouvez enrouler ou dérouler les phases pour avoir plus ou moins de détail, et vous pouvez cliquer sur un élément pour agir.

Si vous préférez un affichage mensuel, le calendrier synthétise automatiquement les prévisions de réalisation mois par mois. Là encore, vous pouvez cliquer sur un élément pour avoir du détail ou modifier ses propriétés.

Pour un maximum de souplesse et d’efficacité, le nouveau module de planning encourage les utilisateurs à décrire les contraintes de leurs projets en termes d’interdépendances, plutôt qu’en termes de dates concrètes de début et de fin. Il vous sera donc très facile d’indiquer que l’action X doit être finie avant de pouvoir commencer l’action Y, ou encore que la phase C commencera après les phases A et B. C’est le moteur de calcul qui trouvera ensuite les dates concrètes optimales. Le graphe d’exécution représente automatiquement les phases sous forme de boites imbriquées, et les interdépendances sous forme de flèches. D’un point de vue opérationnel, cette visualisation est très puissante pour se situer à un moment donné dans un projet, ou identifier des points de congestion. Cette représentation s’apparente à un réseau PERT.

Puisque le module permet de calculer automatiquement les plages de réalisations des actions confiées aux collaborateurs, il est également capable de calculer automatiquement un plan de charge détaillé. Ce plan de charge permet d’anticiper la disponibilité future des collaborateurs.

AtikTeam est une plateforme collaborative, et le module de gestion de projet s’y intègre parfaitement. Les collaborateurs peuvent s’abonner aux éléments du planning pour en suivre l’évolution, et peuvent échanger de l’information directement sur place.

Sponsoring : Le nouveau module de planning a bénéficié d’un sponsoring de la part du bureau d’études Amoes, spécialisé en bâtiment passif et bâtiment à énergie positive, ainsi que du bureau d’études thermiques Didome, spécialiste de l’accompagnement de projets thermiques et collaboratifs dans l’ouest.

La discussion

Les possibilités de communication interne entre les collaborateurs ont progressé dans l’ensemble de l’application. Tout d’abord, le module « Annonce » a été revu et se nomme à présent « Discussions ». Plus souple, il permet maintenant aux collaborateurs d’organiser des discussions informelles autour d’un sujet proposé, de distribuer automatiquement la discussion par email au besoin, et la conserver intégrée à l’espace projet.

D’autre part, vous pouvez maintenant démarrer une discussion avec vos collaborateurs sur n’importe quelle page : un fichier, une page wiki, un élément du planning etc. ! Laissez simplement votre remarque en bas de la page, et choisissez éventuellement de transmettre le message par email à quelques collaborateurs, qui pourront alors le lire et accèder directement au document concerné.

Sécurisation des accès

Un nouveau dispositif de sécurité permet maintenant aux administrateurs de limiter l’accès des utilisateurs à certaines zones IPs, que vous définissez selon vos besoins. Ce système est particulièrement utile pour n’autoriser l’accès à l’application que depuis les locaux de votre entreprise.

D’autre part, chaque utilisateur peut consulter la liste de ses dernières connexions pour s’assurer que son compte n’est pas utilisé par un tiers à son insu.

Sponsoring : Le système de sécurité par zones IP, ainsi que le suivi individuel des connexions utilisateurs, ont été sponsorisés par Barbanel, cabinet d’ingénierie fluides pour bâtiments tertiaires et industriels.

Journal

Le suivi de l’activité d’un projet permet aux collaborateurs de voir en un coup d’œil les changements récents. Ce journal d’activité automatique s’est étoffé pour donner des informations plus claires et plus détaillées.